Госзакупки – зона риска

Норма, N 45 от 13 ноября 2012 года

Реализация товаров, работ, услуг в рамках госзаказа и за счет бюджетных средств с усилением государственного контроля в этой сфере требует особого подхода. Все подобные операции всегда тщательно проверяются контролирующими органами, и нужно быть готовым к тому, что придется доказывать обоснованность цен. И наиболее серьезных проблем при этом позволяют избежать грамотно составленная ценовая политика предприятия и полный комплект документации, подтверждающей обоснованность выбора поставщика и правомерность ценовой калькуляции.

Многие компании при проверке сталкиваются с обвинениями в перерасходе бюджетных средств на основании того, что проверяющий:

использовал информацию из открытых источников (к примеру, найденные в Интернете «сейлы»), не имея при этом подтверж­дающих сведений о реальном наличии товара на момент совершения закупок и возможности (готовности) его поставки в требуемом количестве, в срок и т.д.;

принял за основу расчетные цены по аналогии с другими производителями и марками товара, не учтя важных нюансов;

ориентируется на цены, действующие в период проверки, а не на момент заключения договора;

делает калькуляцию исходя из условий поставки EXW (франко-завод) вместо ваших реальных CIP (фрахт/перевозка и страхование до места назначения) и т.п.;

не учитывает особенностей комплектации товара;

исходит из иных ошибочных заключений и расчетов.

В таких случаях и пригодится грамотно составленная ценовая политика, где прописан весь процесс проведения и документального оформления проведенных маркетинговых исследований рынка поставщиков, а также – переписка с ними и прочие убедительные и исчерпывающие «вещественные доказательства» вашей правоты.

Зачастую, даже абсолютно правильно произведя закупки, исполнитель не сохраняет себе подобную «доказательную базу» в полном объеме. Потом года два-три спустя начинается вынужденный поиск доказательств и аргументов задним числом в срочном порядке, и не факт, что он окажется успешным. Вернее, он редко когда оказывается таковым.

ХРАНИМ ВЕЩДОКИ

Огромное значение имеет архивирование маркетинговой и конкурсной документации. Все полученные (подтвержденные) данные о поставщиках и мировых ценах, переписка с поставщиками – на электронных и бумажных носителях, недостоверная (убедительно опровергнутая в процессе переписки) информация о ценах и поставщиках должны систематизироваться, распечатываться в бумажном виде, архивироваться на бумажных и электронных носителях, включая почтовые серверы, и сохраняться как можно дольше.

Почему это так важно? Потому что только сохраненная живая переписка может быть достаточным аргументом на предъявленные проверяющим «сейлы». Например, вы направляли свои запросы в надлежащем порядке, но поставщик не откликнулся, следовательно, «сейл» – фальшивка и товара по такой цене в реальности нет. Или поставщик ответил, что у него в наличии меньшее количество товара, чем требуется. Или товар есть, но может быть поставлен в недопустимые сроки (не завтра, как требуется по проекту, а через полгода, к примеру). Уценка может объясняться дефектом товара, быть завуалированным свидетельством того, что оборудование – б/у и подвергалось реставрации, либо имеются другие веские причины игнорировать конкретный «сейл» и ему подобные.

Необходимо установить порядок систематизации такой документации и сроки ее хранения. Желательно по закупкам для бюджетных организаций сохранять архив не менее 10 лет, по менее рискованным закупкам – до 5 лет.

КРИТЕРИИ – ЭТО НАШЕ ВСЕ

Что необходимо прописать в ценовой закупочной политике? В первую очередь – критерии выбора поставщиков. Желательно определить эти критерии по разным направлениям (проектам), чтобы не затруднять и не замедлять процессов хозяйственной деятельности предприятия излишней бюрократией. Например, маркетинг рынка и отбор поставщиков для выполнения бюджетных заказов и поставок для государственных предприятий должны осуществляться на максимально жестких условиях отбора и внутреннего контроля. Тогда как закупки для собственных нужд такого подхода не требуют.

Если закупки производятся по госзаказу, включающему большой перечень наименований, задача усложняется, так как исполнителю придется работать с несколькими поставщиками. Обращение к крупным торговым организациям с широким ассортиментом товаров облегчает задачу, но не отменяет необходимости маркетинговых исследований рынка поставщиков и анализа цен.

Кроме того, в ценовой политике необходимо определить критерии достоверной и недостоверной информации. К примеру, можно указать, что недостоверной для маркетинга информацией являются:

выставленные в Интернете цены на товары с пометкой «Распродажа» или «Скидки» от неизвестных компаний (за исключением скидок, предоставляемых поставщиком или официальным дистрибьютором), когда нет уверенности в надежности поставщика;

выставленные в Интернете «сейлы» компаний, с которыми не удалось связаться и получить от них информацию, и т.п.

Такие сведения очень важны для изучения рынка поставщиков, они также должны анализироваться, оформляться протоколом и храниться в отдельном регистре под грифом «Недостоверные данные о ценах и поставщиках».

В протоколе необходимо указать все причины включения информации в список «ненадежной» и сохранить для архива все доказательства ненадежности (главным образом направленные и оставшиеся без ответа письма на электронных и бумажных носителях). Достоверной ценовой информацией считается информация, официально направленная в ваш адрес в письменном виде или через Интернет. То есть подтвержденная поставщиком-производителем, официальным дистрибьютором, торговой компанией – посредником. И это тоже должно быть прописано в ценовой политике предприятия.

НА ОСНОВАНИИ И ПО АНАЛОГИИ

Законодательство Республики Узбекистан устанавливает предельные наценки и уровень рентабельности по поставкам за счет бюджетных средств только к определенным видам товаров. Если осуществляются поставки, по которым уровень рентабельности не установлен, можно воспользоваться инструкциями, регулирующими аналогичные вопросы, что соответствует требованиям статей 5 и 6 Гражданского кодекса.

Следует особо отметить, что по условиям проведения тендеров отбор победителей осуществляется не по отдельной позиции, а в целом по лоту. В лот может быть включено множество наименований, и по каким-то позициям цены будут ниже, по другим – выше, чем у прочих. К сожалению, контролирующие органы иной раз обосновывают факт перерасхода бюджетных средств, выдергивая из лота проигравших участников отдельные позиции, которые более дешевы, чем указано в калькуляции выигравшего участника, притом что общая стоимость лота в целом у него меньше. Может быть, это объясняется недопониманием норм законодательства некоторыми проверяющими или, возможно, отсутствием беспристрастности в некоторых случаях. Или даже недостаточностью самих норм. Ценовая политика сама по себе не панацея, но это то, на что можно опереться при любом раскладе.

Марина КОНДРАТОВА,

менеджер ООО «MARIKON AUDIT».

Нормативные  документы,  которые  могут использоваться

при подготовке  калькуляции стоимости товара:

• Национальный стандарт бухгалтерского учета N 4 «Товарно-материальные запасы» (утвержден приказом министра финансов, зарегистрированным МЮ 17.07.2006 г. N 1595) – пункт 13;
• Положение о порядке отражения операций, выраженных в иностранной валюте, в бухгалтер­ском учете, статистической и иной отчетности (утверждено постановлением МФ, МЭ, ГНК, правления ЦБ и Госкомстата, зарегистрированным МЮ 17.09.2004 г. N 1411) – пункт 14;
• Положение о порядке определения предельных цен на оборудование, строительные материалы и конструкции, закупаемые заказчиками и подрядными организациями для объектов строительства, финансируемых за счет средств государственного бюджета и кредитов под правительственную гарантию (утверждено постановлением МФ, Минмакроэкономстата и Госархитектстроя, зарегистрированным МЮ 26.05.2001 г. N 1035) – пункт 3;
• Положение о порядке применения торговых надбавок при реализации лекарственных средств и изделий медицинского назначения (утверждено МФ и Минздравом, зарегистрировано МЮ 29.09.2000 г. N 974) – пункты 2.1, 2.2, 2.3, 2.5;
• Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) и о порядке формирования финансовых результатов (утверждено Постановлением КМ от 5.02.1999 г. N 54) – пункт 1.1.12;
• Правила заявления и контроля таможенной стоимости товаров, ввозимых на таможенную территорию Республики Узбекистан (утверждены ГТК, зарегистрированы МЮ 22.02.2000 г. N 899) – пункт 17 раздела II;
• Инструкция по определению таможенной стоимости товаров, ввозимых на территорию Республики Узбекистан (утверждена ГТК, зарегистрирована МЮ 13.01.1998 г. N 390) – пункты 3.3, 3.4;
• Постановление КМ «О мерах по совершенствованию организации тендерных торгов» (от 21.11.2000 г. N 456).