Приказом Агентства стандартизации, метрологии и сертификации от 27.03.2015 года №134 с 1 апреля 2015 года утверждены:
- новая форма бланка сертификата соответствия систем менеджмента;
- инструкция по заполнению бланков сертификатов и представлению информации в области систем менеджмента;
- инструкция о порядке хранения, учета, выдачи и списания бланков сертификата.
В связи с этим руководителям органов по сертификации систем менеджмента (ОС) поручено:
- обеспечить организацию работы по хранению, учету, выдаче и списанию бланков сертификатов, а также их оформлению в соответствии с утвержденной Инструкцией;
- ежемесячно представлять в Агентство «Узстандарт» информацию о выданных сертификатах.
В Инструкции по заполнению сертификатов соответствия и представлению информации в области систем менеджмента отмечено, что:
сертификат заполняется ОС, проводившим сертификацию, по утвержденной форме, в нем не допускаются исправления, подчистки, поправки;
Управление технической политики в области подтверждения соответствия и внедрения систем качества осуществляет анализ представленной ежемесячной и ежеквартальной информации и подготавливает аналитическую справку для руководства Агентства «Узстандарт»;
аналитическая справка не позднее 5 числа следующего месяца за отчетным периодом представляется руководству «Узстандарта» с последующим оформлением на сайте Агентства.
В Инструкции о порядке хранения, учета, выдачи и списания бланков предусмотрено, что:
учёт бланков в книге госреестра ведется руководителем органа по сертификации;
книга учета бланков заполняется четко, разборчиво и без сокращений. Подчистки в книге не допускаются. Допущенные ошибки исправляются с соответствующими оговорками;
бланки сертификатов представитель ОС получает в Управлении технической политики в области подтверждения соответствия и внедрения систем качества по доверенности, согласно счету-фактуре с указанием нумерации бланков на основе заявки на получение бланков, после оплаты стоимости бланков;
полученные бланки в день доставки приходуются в бухгалтерии аккредитованного органа в книге регистрации. Бланки сертификата соответствия, являясь документами строгой отчетности, должны храниться в сейфах либо несгораемых шкафах или в специально оборудованных помещениях. Доступ к бланкам имеют лица, ответственные за их учет и хранение;
при обнаружении недостачи или дефектных бланков составляется акт в необходимых экземплярах. Первый экземпляр акта отправляется в «Узстандарт» с дефектными бланками, второй экземпляр остается у руководителя ОС;
испорченные при заполнении бланки, изношенные, поврежденные, а также бланки, сданные в связи с переоформлением, аннулированием либо прекращением действия сертификата, сдаются в «Узстандарт» по акту, составленному в двух экземплярах;
по каждому случаю утраты или хищения бланков незамедлительно проводится служебное расследование с целью установления лиц, виновных в утрате бланков;
ежемесячно орган по сертификации должен производить инвентаризацию материалов по выдаче бланков за истекший месяц;
на основании инвентаризации составляется соответствующая информация об использовании бланков и передается в Агентство «Узстандарт».
Источник: Агентство «Узстандарт».
