Узбекские предприниматели до сих пор обмениваются «первичкой» на бумажных носителях. Контрагенты, чтобы поставить печать и подпись на счете-фактуре, используют курьеров. Как же уйти от такой практики ведения дел?
Чтобы полностью перейти на электронный формат, необходимы:
- законодательная база;
- онлайн-платформы (электронные инструменты);
- устоявшаяся практика, признаваемая всеми госорганами.
Законодательная база
Согласно статье 7 Закона «Об электронном документообороте» электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет такую же юридическую силу. Но можно ли это использовать в бухгалтерском учете?
В соответствии со статьей 14 Закона «О бухгалтерском учете» основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные учетные документы, фиксирующие факты совершения операций и распоряжения на их проведение. Также в соответствии с пунктом 2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (рег. № 1297 от 14.01.2004 г.) все хозяйственные операции, проводимые предприятиями, должны оформляться подтверждающими документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные документы могут быть как преобразованными в электронный формат, так и изначально в нем созданными. При этом электронные первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты[1]:
- электронную цифровую подпись;
- наименование юридического лица или Ф.И.О. физического лица – отправителя электронного документа;
- почтовый и электронный адрес отправителя электронного документа;
- дату создания;
- иные реквизиты, установленные законодательством или соглашением участников электронного документооборота.
В соответствии со статьей 7 Закона «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумаге при одновременном соблюдении следующих условий:
- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи;
- сертификат ключа действует на момент подтверждения подлинности ЭЦП либо на момент подписания электронного документа;
- ЭЦП используется в целях, указанных в сертификате ключа.
Согласно статье 20 Закона «Об электронной цифровой подписи» содержание документа на бумажном носителе, заверенного печатью и преобразованного в электронный документ, в соответствии с законодательством или соглашением сторон может заверяться ЭЦП уполномоченного лица центра регистрации или ЭЦП владельца закрытого ключа. Соответственно, применение ЭЦП заменяет печать предприятия.
Итак, получается, что документ, созданный в электронном виде и имеющий все необходимые реквизиты, приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Что же тогда мешает предприятиям и компаниям представлять для проверки «первичку» в электронном виде?
Онлайн-платформа или соответствующие инструменты
Электронный документооборот – это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство бухгалтерских и кадровых программ «умеет» формировать электронные документы согласно требованиям законодательства. Но чтобы документ обладал юридической силой, он должен быть подписан обеими сторонами. Вот тут и встает вопрос наличия некоего посредника (третьего лица), выступающего оператором электронного документооборота.
Программное обеспечение оператора электронного документооборота позволяет произвести обмен документами между двумя компаниями, гарантирует их доставку, контролирует формат документов, актуальность ЭЦП обеих сторон, создает доступные для сторон архивы. Оператор может быть государственным или частным коммерческим предприятием. При этом встает вопрос о признании этих инструментов всеми заинтересованными госорганами (ГНИ, прокуратурой, судебными органами и т.д.).
На сегодняшний день в Узбекистане работает одна платформа, которая обеспечивает электронный документооборот между организациями. Многие компании согласились бы ею воспользоваться, будь они уверены в признании правового статуса документов, переданных через эту систему. Большее доверие у предпринимателей вызвал бы государственный инструмент электронного документооборота.
Другой вариант электронного документа – это использование общераспространенных программ для бухгалтерского учета. Отечественные разработчики, в числе которых и 1UZ, реализовали бы собственную версию, учитывающую требования национального законодательства. Но все упирается в признание правового статуса.
Устоявшаяся практика
Что мы имеем на сегодняшний день? Это:
- законодательные основания для осуществления электронного документооборота;
- попытки реализации общедоступной платформы;
- разработчики программного оборудования для бухгалтерского учета, совершенствующие свои продукты;
- официальный ответ от госорганов, которые признают законность электронного документооборота.
Но практики у нас нет, а потому продолжаем рассылать курьеров, ждать писем, пользоваться службами доставки и случайными нарочными, чтобы вести архивы документов в бумажном виде.
Отсутствие практики обусловлено тем, что, несмотря на законодательно закрепленное право осуществлять электронный документооборот, не разработаны НПА, регламентирующие, как это делать.
Как показывает зарубежный опыт, массовое использование электронного документооборота по срокам может отставать от принятых НПА. Например, в Российской Федерации возможность обмена электронными документами между юридическими лицами появилась с принятием в 2002 году Закона «Об электронной цифровой подписи». В Законе определена равнозначность ЭЦП и собственноручной подписи, установлены основные аспекты, регулирующие обмен электронными документами. Однако реальным стартом электронного документооборота можно считать 23 мая 2012 года. В этот день вступил в силу приказ ФНС, утвердивший электронные форматы счетов-фактур, журналов полученных и выставленных счетов-фактур, книг продаж и покупок.
Можно предположить, что ускорить реализацию этого процесса в Узбекистане помогут разъяснения и рекомендации со стороны налоговых органов. Семинары по данной теме должны проводиться и среди сотрудников проверяющих органов.
Создание национальной системы по электронному документообороту также ускорило бы процесс внедрения. Утверждение форматов электронной «первички» станет необходимостью и будет осуществлено уже после того, как лед тронется.
Саодат Алмаева.
[1] В соответствии с пунктом 6-1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (рег. № 1297 от 14.01.2004 г.) и статьей 6 Закона «Об электронном документообороте».
