Локальные акты предприятия: оформляем правильно

Зачем нужны локальные акты в организации? Почему без некоторых из них нельзя обойтись? Какие внутренние документы согласуют с профсоюзом, каков порядок их утверждения? Ответы – в нашем обзоре.

От редакции: образцы локальных актов и другую полезную информацию в сфере кадрового делопроизводства можно найти в ЭСС «Кадровый консультант». Ознакомиться с системой можно здесь.

Трудовые отношения между работниками и работодателем регулируются как на законодательном уровне, когда обязательные для исполнения нормы и требования устанавливаются государством, так и на локальном уровне. Каждая организация, исходя из специфики своей деятельности, самостоятельно разрабатывает и утверждает локальные (т.е. внутренние) нормативные акты, регулирующие отдельные вопросы рабочего процесса и трудовых взаимоотношений в организации. 

Такие внутренние  документы позволяют:

• решать вопросы, прямо не урегулированные законом;
• конкретизировать отдельные условия и нормы труда;
• устанавливать для работников дополнительные по сравнению с законодательством права и гарантии.

Локальные нормативные акты (далее – ЛНА) могут предусматривать: особенности режима рабочего времени предприятия, порядок поощрения сотрудников за успехи в работе и применения дисциплинарных взысканий, систему и сроки оплаты труда, виды материального стимулирования работников (надбавки, премии, доплаты и т.д.), перечень работ с неблагоприятными условиями труда и пр.

ЛНА обязательны для исполнения работниками и работодателем. Ненадлежащее оформление ЛНА может привести к признанию их недействительными. Более того нарушение установленного порядка утверждения ЛНА чревато отменой вынесенных приказов или распоряжений работодателя по вопросам, регулируемым данным ЛНА, судебными разбирательствами, а также привлечением руководителя к административной ответственности.

Чтобы этого избежать, работодателям и работникам кадровых служб следует с особой внимательностью и тщательностью подходить к процессу утверждения и оформления локальных актов. 

Отдельные ЛНА согласуют с профсоюзом

У Правил внутреннего трудового распорядка (далее – Правила), графика отпусков и локальных актов об оплате труда особый порядок принятия. Их обязательно согласовывать с представительным органом работников. В подавляющем большинстве интересы работников на предприятии представляют профсоюзы и их выборные органы (профсоюзный комитет). Некоторые компании создают другие органы работников, которые могут именоваться по–разному (например, совет трудового коллектива и т.д.). То есть для введения в действие локального акта и придания ему юридической силы, работодатель должен представить его для согласования в представительный орган работников, который функционирует в организации. После получения его согласия, ЛНА подлежит утверждению работодателем и вступает в силу.

Но может быть и другой «сценарий»: когда в компании нет ни профсоюза, ни другого представительного органа работников. Для этой ситуации законодатель, к сожалению, не прописал никакого механизма утверждения и применения рассматриваемых локальных актов. Получается нонсенс. Наличие представительного органа на предприятии не является обязательным, это объединение работников, созданное на добровольных началах. Наказать организацию за отсутствие выборного органа работников, и как следствие за несогласование актов с ним, нельзя. Но в то же время выходит, что при отсутствии представительного органа вышеуказанных ЛНА вообще не может быть в организации.  Поэтому считаем целесообразным дополнить Трудовой кодекс еще одним вариантом согласования ЛНА для случаев, когда у юрлица нет представительства работников. Например, предусмотреть получение согласия специально созданной комиссии из работников организации.  

Почему Правила, график отпусков и положения по оплате труда так важны?

Дело в том, что они влияют на многие важные процессы трудовых отношений, вследствие чего организации без них никак не обойтись. 

Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным локальным актом компании независимо от ее организационно-правовой формы и численности (ст. 174 ТК). Этот документ запрашивается при проведении проверки в первую очередь, причем проверяется не только его наличие, но и оформление, ознакомление с ним работников.

Без Правил нельзя уволить работника за однократное грубое нарушение им своих трудовых обязанностей (п. 4 ч. 2 ст. 100 ТК), например, за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения, за прогул и т.д. Перечень таких нарушений, за которые можно уволить работника, должен содержаться именно в Правилах. Исключение составляют отдельные категории работников, увольнение которых по данному основанию происходит с применением других актов (положений о дисциплине и т.д.). Кроме того, Правилами конкретизируются трудовой распорядок на предприятии, режим рабочего времени, дисциплина труда и пр.   

На практике при рассмотрении судами трудовых споров по увольнению работников за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, судьи требуют представления оригинала Правил для установления факта их надлежащего оформления и согласования с профсоюзным комитетом. Нарушение этого порядка, в частности, несогласование акта с профкомом ввиду отсутствия такого органа в организации, может являться основанием для отмены приказа об увольнении и восстановлении работника на прежней работе. 

Для справки: примерная форма и содержание Правил внутреннего трудового распорядка для предприятий, учреждений, организаций  независимо от их ведомственной принадлежности, форм собственности и хозяйствования утверждены Министерством труда (рег. № 746 от 14.06.1999 г.).   

График отпусков. Необходимость данного документа вполне очевидна и вытекает из ст. 144 ТК. Он нужен для определения очередности ухода работников в ежегодные отпуска. Но хотя законом установлена обязательность графика отпусков для всех предприятий независимо от форм собственности, далеко не во всех организациях он имеется.

А ведь этот локальный акт весьма полезен для работодателя, в частности, для предотвращения конфликтов при распределении времени отпусков. Например, многие хотят в отпуск летом, и без составления графика решить этот вопрос весьма проблематично. Учесть интересы всех работников не всегда возможно (за исключением тех категорий, которые имеют право уходить в отпуск в летнее или другое удобное для них время согласно ст. 144 ТК). Если же график отпусков есть, и работник с ним ознакомлен, то не уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск (даже если его время не совпадает с пожеланиями самого работника и выпадает, к примеру, на зимнее время), он уже не сможет. За это можно даже применить дисциплинарное взыскание, поскольку нарушение графика отпусков работником фактически будет нарушением трудовой дисциплины.

Локальные акты об оплате труда.  Их основная цель – закрепить применяемые в данной организации механизмы оплаты труда, систему премирования. На практике  большинство организаций именует его как «Положение об оплате труда». Нормы о премировании можно вынести в отдельный акт, например, «Положение о премировании». 

Отметим, что как таковое, положение об оплате труда не является обязательным. Законодатель дал работодателю возможность включать такие нормы, в т.ч. в коллективный либо трудовой договор.  Но коллективный договор есть далеко не у всех, а включать все условия оплаты труда в трудовой договор, значит вносить в него изменения при каждом изменении зарплаты или порядка ее выплаты, т.е. оформлять дополнительное соглашение каждый раз. И так с каждым работником в отдельности. К тому же, подробно расписанная схема выплат «утяжеляет» трудовой договор.

Организациям с маленьким штатом, конечно, нет нужды писать такое положение. Но крупным компаниям со сложной системой выплат для разных категорий сотрудников лучше иметь отдельный документ, объединяющий все сведения о структуре оплаты труда, порядке выдачи зарплаты и пр.

Для упрощения работы кадровиков советуем в трудовом договоре указать размер оклада, а по стимулирующим (премиальным) выплатам сделать ссылку на акт, например: «Премии выплачиваются в соответствии с Положением об оплате труда работников/Положением о премировании». И все дальнейшие корректировки по оплате будут проходить через внесение поправок в эти документы.

Если в компании практикуется выдача работнику расчетного листка при выплатах, положение по оплате труда также может пригодиться. В нем можно утвердить форму такого уведомления с подробным описанием всех начислений и вычетов.

Содержание, форма и структура  вышеуказанных ЛНА законодательством четко не регламентированы. Поэтому работодатель разрабатывает их в произвольной форме. Также закон не содержит строгих требований к процедуре оформления и согласования ЛНА с представительным органом работников.

При утверждении и согласовании ЛНА рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.

Этап 1. В первую очередь необходимо определиться с тем, какая служба, отдел, или конкретный сотрудник будут готовить проект ЛНА. Здесь все зависит от специфики и содержания акта. Обычно Правила разрабатывает юрист предприятия, график отпусков – отдел кадров, а положение об оплате труда – бухгалтерия. Для упрощения решения этого вопроса советуем включить обязанность по разработке тех или иных локальных актов в должностные инструкции работников. Порядок и сроки подготовки проекта можно отразить в приказе.

Этап 2. На стадии разработки документа желательно ознакомить с ним все заинтересованные отделы (в лице их начальников) или конкретных работников, получить письменные замечания и предложения, если таковые имеются.

Этап 3. Скорректированный с учетом представленных поправок документ направляется в  профсоюзный комитет, желательно с сопроводительным письмом с указанием его номера и даты.

Примечание: как было сказано выше, на предприятии может быть создан и другой, кроме профсоюзного комитета, представительный орган работников. Согласование с ним ЛНА осуществляется аналогично представленному порядку.

В письме можно указать срок рассмотрения проекта и дачи мотивированного мнения профкома. Законом эти сроки не регулируются, поэтому работодатель устанавливает их по своему усмотрению. Дату получения документа профсоюзным комитетом желательно зафиксировать. Например, проставить отметку о принятии документа профкомитетом с подписью его председателя или одного из членов на экземпляре письма, хранящегося у работодателя.

Этап 4. Профсоюзный комитет проводит заседание и обсуждает проект локального акта.  Итоги рассмотрения оформляются протоколом, в котором отражаются результаты голосования членов профкома: сколько «за», сколько «против». Выписка из протокола или копия вместе с сопроводительным письмом направляется работодателю. В письме обычно фиксируется окончательное решение профкома по поводу согласования или несогласования акта. Если профком считает, что отдельные нормы противоречат закону или снижают гарантии прав работников, он может представить в письме работодателю свои мотивированные поправки. В этом случае работодатель отдает проект акта вместе с мнением профкома на доработку, после чего документ вновь подлежит рассмотрению в профкоме.

Важно! Многие организации неправильно понимают суть согласования ЛНА с профсоюзным комитетом. Некоторые считают, что для этого достаточно подписи председателя профкома на титульном листе ЛНА. Это неверно и может в дальнейшем привести к признанию локального акта недействительным. Профсоюзный комитет – коллегиальный орган, и решение принимается большинством его голосов.

Поэтому при оформлении титульного листа ЛНА факт согласования с профкомом желательно подтвердить не только подписью его председателя, но и датой/номером протокола заседания представительного органа (см. образец ниже).

Выписку из протокола заседания профкома или его копию рекомендуем прикрепить к локальному акту.

Ленара Хикматова.