Налоговые и таможенные вести, N 48 от 29 ноября 2012 года
Предприятие в конце года провело инвентаризацию первичных бухгалтерских документов и теперь планирует часть их уничтожить в связи с окончанием срока хранения. По предыдущему опыту работы знаю, что никакие документы не уничтожались, все сшивались и хранились.
Как правильно поступить: нужно ли передавать бумаги на хранение в архив или можно уничтожить? Какие документы можно уничтожать? Как в таком случае составляется акт об уничтожении, по какой форме и кто его утверждает?
Заместитель главного бухгалтера.
– В современном архивоведении применяются следующие понятия:
Национальный архивный фонд Республики Узбекистан (далее – НАФ РУз) – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа Узбекистана, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение;
типовой перечень документов с указанием сроков хранения – перечень документов с указанием сроков их хранения, разрабатываемый и утверждаемый Агентством «Узархив», служащий основой для разработки отраслевых перечней;
отраслевой перечень документов с указанием сроков хранения – перечень документов с указанием сроков их хранения, разрабатываемый отраслевыми органами управления на основе типового перечня документов;
документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;
экспертиза ценности документов – комплекс мер по определению ценности документов или архивных документов для их отбора на хранение;
центральная экспертная комиссия – постоянно действующая комиссия, создаваемая в министерствах, госкомитетах, ведомствах, объединениях, имеющих подведомственную сеть для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно- и другую специальную документацию, подготовки к передаче на архивное хранение документов, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий структурных подразделений и(или) подведомственных ему организаций;
экспертная комиссия – постоянно действующая комиссия предприятий, учреждений и организаций, создаваемая для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую и другую специальную документацию, и подготовки их к передаче на архивное хранение;
экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) – постоянно действующая комиссия, создаваемая в территориальных управлениях по архивному делу для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно- и другую специальную документацию, а также для осуществления руководства и координации деятельности центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий организаций, являющихся источниками комплектования госархивов.
Все организации республики можно условно разделить на две группы:
организации, создающие документы, относящиеся к Национальному архивному фонду Республики Узбекистан, независимо от формы собственности;
организации, не создающие документы, относящиеся к НАФ.
При отнесении документов организаций к НАФ РУз следует руководствоваться Законом «Об архивном деле»1, а также Положением о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан2, Порядком государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан3. Список организаций – источников комплектования архивов утверждается Агентством «Узархив» и территориальными управлениями по архивному делу. В каждой организации должен создаваться ведомственный архив.
Экспертиза документов проводится в соответствии с Положением о порядке проведения экспертизы ценности документов4.
В организациях, создающих документы, относящиеся к НАФ РУз, образуются три группы документов: постоянного (бессрочного) хранения; по личному составу, хранящиеся 75 лет; дела временного хранения. Результатом экспертизы ценности являются описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении документов для уничтожения, которые должны быть согласованы с соответствующими архивными учреждениями.
В организациях, не создающих документы, относящиеся к НАФ РУз, образуются дела по личному составу и дела временного хранения. При этом наиболее важные документы нормативно-правового, имущественного характера необходимо хранить до ликвидации организации. Описи дел по их личному составу не согласовываются с архивными учреждениями.
При определении конкретных сроков хранения документов и отборе их для уничтожения применяются типовые и ведомственные перечни. В отношении документов, созданных по 2009 год (включительно), применяются перечни, утвержденные до 2011 года.
Организации могут самостоятельно под руководством созданных в них экспертных и центральных экспертных комиссий осуществлять отбор дел на хранение и уничтожение.
Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы НАФ РУз, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают включенные в них документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации.
К экспертизе документов можно также привлекать работников архивных учреждений, прошедших аттестацию и получивших соответствующее свидетельство о профессиональной компетентности специалиста для проведения упорядочения документов предприятий и организаций.
В большинстве негосударственных организаций в основном образуются дела временного хранения по бухгалтерскому учету и отчетности. Мы приводим таблицу со сроками их хранения*.
------------------------------------
1От 15.06.2010 г. N ЗРУ-252.
2Приложение N 1 к Постановлению КМ от 30.10.1999 г. N 482.
3Приложение N 2 к Постановлению КМ от 30.10.1999 г. N 482.
4Утверждено приказом гендиректора Агентства «Узархив» при КМ, зарегистрированным МЮ 29.03.2012 г. N 2347.
|
§ 2. Бухгалтерский учет и отчетность |
|||
|
N статьи |
Виды документов |
Сроки хранения документов |
Примечание |
|
310 |
Бухгалтерские отчеты и балансы организации, объяснительные записки к ним: а) сводные годовые б) годовые в) квартальные |
Постоянно1 Постоянно 5 л.2 |
1В организациях, не создающих документы НАФ РУз, хранить до ликвидации организации. 2При отсутствии годовых – постоянно |
|
311 |
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним |
Постоянно1 |
1В организациях, не создающих документы НАФ РУз, хранить до ликвидации организации |
|
312 |
Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к балансам и отчетам (годовым) |
Постоянно1 |
1В организациях, не создающих документы НАФ РУз, хранить до ликвидации организации |
|
313 |
Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов |
5 л. |
|
|
314 |
Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности |
1 г. |
|
|
316 |
Отчеты об исполнении сметы расходов: а) сводные годовые б) годовые в) квартальные г) месячные |
Постоянно Постоянно 3 г.1 1 г.2 |
1При отсутствии годовых – постоянно. 2При отсутствии годовых и квартальных – постоянно |
|
317 |
Синтетические аналитические, материальные счета бухгалтерского учета |
5 л. |
|
|
318 |
План счетов бухгалтерского учета: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях |
Постоянно После замены новыми |
|
|
319 |
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) |
Постоянно |
|
|
320 |
Расчеты страхового взноса во внебюджетный Пенсионный фонд: а) квартальные б) месячные |
5 л. 3 г. |
|
|
321 |
Расчеты единого социального платежа |
5 л. |
|
|
322 |
Расчетная ведомость по средствам Государственного фонда содействия занятости: а) годовая б) квартальная |
Постоянно 3 г.1 |
1При отсутствии годовых – постоянно |
|
326 |
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования; выписки банков, выписки из валютных счетов, блок-счета, авизо, наряды на работу, табели, акты о приеме и сдаче и списании имущества и материалов, счет-фактуры, корешки чековых книжек, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты, товарные отчеты и др.) |
5 л.1 |
1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
|
327 |
Лицевые счета: а) рабочих и служащих б) получателей пенсий и государственных пособий |
75 л. ЭПК 5 л.1 |
1После прекращения выплаты пособий и пенсий; для единовременных пособий – 1 г. |
|
328 |
Переписка о выплате заработной платы |
5 л. |
|
|
329 |
Положения о премировании работников: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях |
Постоянно До минования надобности |
|
*Полный перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Узбекистана, с указанием сроков хранения смотрите в ЭСС «Практическая бухгалтерия».
|
330 |
Документы (протоколы, расчеты, ведомости, списки) по начислению дивидендов держателям акций (физическим лицам) |
5 л. |
|
|||
|
331 |
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости |
5 л.1 |
1При отсутствии лицевых счетов – 75 л. |
|||
|
332 |
Инвентарные карточки и книги учета основных средств |
5 л.1 |
1После ликвидации основных средств |
|||
|
333 |
Комитентские карточки, книги по учету лиц, сдающих товары на реализацию через магазины |
3 г. |
|
|||
|
334 |
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) |
5 л.1 |
1При условии завершения ревизии |
|||
|
335 |
Гарантийные письма |
5 л. |
|
|||
|
336 |
Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, разработочные таблицы и др.) |
5 л.1 |
1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
|||
|
337 |
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ, счет-фактуры |
5 л. |
|
|||
|
338 |
Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам, и др. |
5 л. |
|
|||
|
339 |
Справки, сведения о финансовых показателях |
3 г. |
|
|||
|
340 |
Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости |
5 л.1 |
1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
|||
|
341 |
Книга учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов |
5 л. |
|
|||
|
342 |
Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценки стоимости имущества организации |
Постоянно |
|
|||
|
343 |
Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов, алмазов и изделий из них |
5 л. |
|
|||
|
344 |
Отчеты по налогам: а) годовые б) квартальные в) месячные |
Постоянно 3 г.1 1 г.2 |
1При отсутствии годовых – постоянно. 2При отсутствии квартальных – 5 л. |
|||
|
345 |
Переписка о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней |
5 л. |
|
|||
|
347 |
Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам |
5 л. ЭПК |
|
|||
|
349 |
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей |
5 л.1 |
1 См. примечание к ст. 326 |
|||
|
350 |
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроля за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий и др. |
5 л. |
|
|||
|
351 |
Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию |
5 л. |
|
|||
|
352 |
Исполнительные листы |
5 л.1 |
1После завершения выплаты |
|||
|
353 |
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях |
5 л. ЭПК |
|
|||
|
354 |
Акты, ведомости определения износа основных средств |
Постоянно |
|
|||
|
355 |
Паспорта зданий, сооружений1 и оборудования |
5 л.2 |
1Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры, находящихся под охраной государства, – постоянно. 2После ликвидации основных средств |
|||
|
356 |
Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы |
5 л. |
|
|||
|
357 |
Документы (акты, справки, информации, докладные записки) о проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, в том числе о проверке кассы, правильности взимания налогов и др. |
5 л.1 |
1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
|||
|
358 |
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и другим вопросам) |
5 л. |
|
|||
|
359 |
Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные) |
5 л.1 ЭПК |
1После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий |
|||
|
360 |
Договоры, трудовые соглашения с частными лицами на разовые работы |
75 л. |
|
|
||
|
361 |
Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами) |
5 л.1 |
1После истечения срока договора |
|
||
|
362 |
Договоры по альтернативной службе |
5 л.1 |
1После истечения срока договора |
|
||
|
363 |
Реестры договоров |
5 л. |
|
|
||
|
364 |
Договоры о материальной ответственности |
5 л.1 |
1После увольнения материально-ответственного лица |
|
||
|
365 |
Образцы подписей (материально-ответственных лиц) |
После замены новыми |
|
|
||
|
366 |
Переписка о выдаче и возврате ссуд |
5 л.1 |
1После погашения ссуды |
|
||
|
367 |
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах |
3 г.1 |
1После снятия с учета |
|
||
|
369 |
Документы (отчеты, сведения, информации), связанные с операциями по ценным бумагам (акциям, векселям, облигациям) |
5 л.1 |
1После погашения |
|
||
|
370 |
Отчет по операциям с ценными бумагами: а) годовые б) квартальные в) месячные |
Постоянно 10 л. 5 л. |
|
|
||
|
372 |
Документы (докладные записки, обзоры, справки, сведения, переписка) по вопросам выпуска ценных бумаг |
5 л. |
|
|
||
|
373 |
Документы информационно-справочного характера (обзоры, таблицы, аналитические записки, справки) о рынке ценных бумаг, финансовых рынках, операциях с ценными бумагами |
5 л. ЭПК |
|
|
||
|
374 |
Регистрационные документы (проспекты, эмиссии, заявления, справки, сведения) о выпусках ценных бумаг |
15 л. |
|
|
||
|
375 |
Документы (справки, сведения, записки, акты, заключения) о нарушениях правил выпуска ценных бумаг |
Постоянно |
|
|
||
|
376 |
Переписка о начислении и выплате дивидендов |
3 г. |
|
|
||
|
377 |
Договоры имущественного страхования |
5 л.1 |
1После истечения срока действия договора |
|
||
|
379 |
Лицевые счета акционеров |
5 л.1 |
1После перехода права собственности на акции. При условии завершения проверки (ревизии) |
|
||
|
380 |
Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки |
10 л. |
|
|
||
|
381 |
Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг |
5 л. |
|
|
||
|
383 |
Книги, журналы, карточки учета: а) ценных бумаг б) договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) в) основных средств (зданий, сооружений) г) расчетов с организациями д) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений), погашенных векселей на уплату налогов, счета-фактуры е) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость ж) хозяйственного имущества з) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) и) подотчетных лиц к) исполнительных листов л) сумм доходов и подоходного налога работников м) депонированной заработной платы н) депонентов по депозитным суммам о) доверенностей |
Постоянно
5 л.1 ЭПК 5 л.2 5 л.3
5 л.3
5 л.4,5 5 л.3
5 л.3 5 л. 5 л. 5 л.2 5 л.3 5 л. 5 л.3 |
1После окончания срока действия последнего договора, контракта, соглашения. 2После ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии). 3 При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения 4После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии). 5С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) |
|
||
Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Запрещается использовать их для хозяйственных нужд. Сдача документов в организации, ведающие заготовкой вторичного сырья, оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Если организация уничтожает документы самостоятельно, оформлять приемо-сдаточную накладную не нужно. В таком случае достаточно сделать соответствующую отметку, например «Утилизировано», непосредственно на акте.
При ликвидации предприятий их архивные документы передаются в соответствующие государственные архивы в установленном порядке.
Пособие подготовлено специалистами «Norma Ekspert»
при содействии Ирины ЗИГАНШИНОЙ, эксперта «НТВ».
Комментарии (3)
Добавить комментарийГость_Alisher Bayjanov- SCRCUz :
Хороший и полезный материал. Сам был свидетелем, когда бывшие сотрудники одной фирмы не могли получить данные по зарплате в течение длительного периода вследствие неупорядоченной деятельности бухгалтерии, бегания по архивам. Если все будут следовать нормам архивного дела, проблем будет гораздо меньше, но и копить все и подряд ни физически, ни технически не оправданно.Да и по нынешним ИТ временам, ставкам земельного налога и аренды практически невозможно создавать архив в малом бизнесе.
Гость_ :
Здравствующие да вы правы, я с вами согласен:so:Гость_алена :
Если Вы являетесь клиентом компании Norma (подписчиком годового комплекта электронной/печатной версии газет или пользователем программного продукта "Законодательство РУз", заключившим договор на 12 месяцев), Вы можете задать вопросы экономико-правовой тематики, воспользовавшись Справочной службой «Мы отвечаем»!