Неверный логин или пароль
x
На ваш почтовый ящик отправлены инструкции по восстановлению пароля
x

Хранить нельзя уничтожить

29.11.2012

 

Налоговые и таможенные вести, N 48 от 29 ноября 2012 года

 

Предприятие в конце года провело инвентаризацию первичных бухгалтерских документов и теперь планирует часть их уничтожить в связи с окончанием срока хранения. По предыдущему опыту работы знаю, что никакие документы не уничтожались, все сшивались и хранились.

Как правильно поступить: нужно ли передавать бумаги на хранение в архив или можно уничтожить? Какие документы можно уничтожать? Как в таком случае составляется акт об уничтожении, по какой форме и кто его утверждает?


Заместитель главного бухгалтера.


– В современном архивоведении применяются следующие понятия:

Национальный архивный фонд Республики Узбеки­стан (далее – НАФ РУз) исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа Узбекистана, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение;

типовой перечень документов с указанием сроков хранения – перечень документов с указанием сроков их хранения, разрабатываемый и утверждаемый Агентством «Узархив», служащий основой для разработки отраслевых перечней;

отраслевой перечень документов с указанием сроков хранения – перечень документов с указанием сроков их хранения, разрабатываемый отраслевыми органами управления на основе типового перечня документов;

документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;

экспертиза ценности документов – комплекс мер по определению ценности документов или архивных документов для их отбора на хранение;

центральная экспертная комиссия – постоянно действующая комиссия, создаваемая в министерствах, госкомитетах, ведомствах, объединениях, имеющих подведомственную сеть для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно- и другую специальную документацию, подготовки к передаче на архивное хранение документов, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий структурных подразделений и(или) подведомственных ему организаций;

экспертная комиссия – постоянно действующая комиссия предприятий, учреждений и организаций, создаваемая для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую и другую специальную документацию, и подготовки их к передаче на архивное хранение;

экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) – постоянно действующая комиссия, создаваемая в территориальных управлениях по архивному делу для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно- и другую специальную документацию, а также для осуществления руководства и координации деятельности центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий организаций, являющихся источниками комплектования гос­архивов.

Все организации республики можно условно разделить на две группы:

организации, создающие документы, относящиеся к Национальному архивному фонду Республики Узбекистан, независимо от формы собственности;

организации, не создающие документы, относящиеся к НАФ.

При отнесении документов организаций к НАФ РУз следует руководствоваться Законом «Об архивном деле»1, а также Положением о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан2, Порядком государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан3. Список организаций – источников комплектования архивов утверждается Агентством «Узархив» и территориальными управлениями по архивному делу. В каждой организации должен создаваться ведомственный архив.

Экспертиза документов проводится в соответствии с Положением о порядке проведения экспертизы ценности документов4.

В организациях, создающих документы, относящиеся к НАФ РУз, образуются три группы документов: постоянного (бессрочного) хранения; по личному составу, хранящиеся 75 лет; дела временного хранения. Результатом экспертизы ценности являются описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении документов для уничтожения, которые должны быть согласованы с соответствующими архив­ными учреждениями.

В организациях, не создающих документы, относящиеся к НАФ РУз, образуются дела по личному составу и дела временного хранения. При этом наиболее важные документы нормативно-правового, имущественного характера необходимо хранить до ликвидации организации. Описи дел по их личному составу не согласовываются с архивными учреждениями.

При определении конкретных сроков хранения документов и отборе их для уничтожения применяются типовые и ведомственные перечни. В отношении документов, созданных по 2009 год (включительно), применяются перечни, утвержденные до 2011 года.

Организации могут самостоятельно под руководством созданных в них экспертных и центральных экспертных комиссий осуществлять отбор дел на хранение и уничтожение.

Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы НАФ РУз, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают включенные в них документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации.

К экспертизе документов можно также привлекать работников архивных учреждений, прошедших аттестацию и получивших соответствующее свидетельство о профессиональной компетентности специалиста для проведения упорядочения документов предприятий и организаций.

В большинстве негосударственных организаций в основном образуются дела временного хранения по бухгалтерскому учету и отчетности. Мы приводим таблицу со сроками их хранения*.

 

 ------------------------------------

1От 15.06.2010 г. N ЗРУ-252.

2Приложение N 1 к Постановлению КМ от 30.10.1999 г. N 482.

3Приложение N 2 к Постановлению КМ от 30.10.1999 г. N 482.

4Утверждено приказом гендиректора Агентства «Узархив» при КМ, зарегистрированным МЮ 29.03.2012 г. N 2347.

 

§ 2. Бухгалтерский учет и отчетность

N

статьи

Виды документов

Сроки хранения документов

Примечание

310

Бухгалтерские отчеты и балансы организации, объяснительные записки к ним:

а) сводные годовые

б) годовые

в) квартальные

 

 

Постоянно1

Постоянно

5 л.2

1В организациях,

не создающих документы НАФ РУз, хранить до ликвидации организации.

2При отсутствии годовых – постоянно

311

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы

и приложения, объяснительные записки к ним

 

Постоянно1

1В организациях,

не создающих документы НАФ РУз, хранить до ликвидации организации

312

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады)

к балансам и отчетам (годовым)

 

Постоянно1

1В организациях,

не создающих документы НАФ РУз, хранить до ликвидации организации

313

Переписка об утверждении и уточнении

балансов и отчетов

5 л.

 

314

Переписка о сроках представления бухгалтерской

и финансовой отчетности

1 г.

 

316

Отчеты об исполнении сметы расходов:

а) сводные годовые

б) годовые

в) квартальные

г) месячные

 

Постоянно

Постоянно

3 г.1

1 г.2

1При отсутствии годовых – постоянно.

2При отсутствии годовых и квартальных – постоянно

317

Синтетические аналитические, материальные счета бухгалтерского учета

5 л.

 

318

План счетов бухгалтерского учета:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

 

Постоянно

После замены новыми

 

319

Отчеты по перечислению денежных сумм

по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

 

Постоянно

 

320

Расчеты страхового взноса во внебюджетный Пенсионный фонд:

а) квартальные

б) месячные

 

 

5 л.

3 г.

 

321

Расчеты единого социального платежа

5 л.

 

322

Расчетная ведомость по средствам Государственного фонда содействия занятости:

а) годовая

б) квартальная

 

 

Постоянно

3 г.1

 

1При отсутствии годовых – постоянно

326

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования; выписки банков, выписки из валютных счетов, блок-счета, авизо, наряды на работу, табели, акты о приеме и сдаче

и списании имущества и материалов, счет-фактуры, корешки чековых книжек, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты, товарные отчеты и др.)

 

 

 

 

5 л.1

 

 

 

1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

327

Лицевые счета:

а) рабочих и служащих

б) получателей пенсий и государственных пособий

 

75 л. ЭПК

5 л.1

1После прекращения выплаты пособий

и пенсий; для единовременных пособий – 1 г.

328

Переписка о выплате заработной платы

5 л.

 

329

Положения о премировании работников:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

 

Постоянно

До минования

надобности

 

 

*Полный перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Узбекистана, с указанием сроков хранения смотрите в ЭСС «Практическая бухгалтерия».

 

330

Документы (протоколы, расчеты, ведомости, списки)

по начислению дивидендов держателям акций

(физическим лицам)

 

5 л.

 

331

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости

5 л.1

1При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

332

Инвентарные карточки и книги учета основных средств

5 л.1

1После ликвидации основных средств

333

Комитентские карточки, книги по учету лиц, сдающих товары на реализацию через магазины

3 г.

 

334

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)

 

5 л.1

1При условии завершения ревизии

335

Гарантийные письма

5 л.

 

336

Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, разработочные таблицы и др.)

5 л.1

1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

337

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ, счет-фактуры

5 л.

 

338

Справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам, и др.

5 л.

 

339

Справки, сведения о финансовых показателях

3 г.

 

340

Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости

5 л.1

1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

341

Книга учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов

5 л.

 

342

Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценки стоимости имущества организации

Постоянно

 

343

Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов, алмазов и изделий из них

5 л.

 

344

Отчеты по налогам:

а) годовые

б) квартальные

в) месячные

 

Постоянно

3 г.1

1 г.2

 

1При отсутствии годовых –

постоянно.

2При отсутствии квартальных – 5 л.

345

Переписка о начисленных и перечисленных суммах налогов

в бюджеты всех уровней

5 л.

 

347

Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам

5 л. ЭПК

 

349

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий

и сооружений, товарно-материальных ценностей

 

 

5 л.1

 

 

1 См. примечание к ст. 326

350

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроля за их распределением, о расчетах по перерасходу

и задолженности по заработной плате, об удержании

из заработной платы, из средств социального страхования,

о выплате отпускных и выходных пособий и др.

 

 

5 л.

 

351

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию

 

5 л.

 

352

Исполнительные листы

5 л.1

1После завершения выплаты

353

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

5 л. ЭПК

 

354

Акты, ведомости определения износа основных средств

Постоянно

 

355

Паспорта зданий, сооружений1 и оборудования

5 л.2

1Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры, находящихся под охраной государства, – постоянно.

2После ликвидации основных средств

356

Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы

5 л.

 

357

Документы (акты, справки, информации, докладные записки)

о проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, в том числе о проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

 

5 л.1

1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются

до вынесения окончательного решения

358

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и другим вопросам)

 

5 л.

 

359

Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные)

5 л.1 ЭПК

1После истечения срока действия договора при условии завершения ревизий

360

Договоры, трудовые соглашения с частными лицами

на разовые работы

75 л.

 

 

361

Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами)

 5 л.1

1После истечения срока договора

 

362

Договоры по альтернативной службе

 5 л.1

1После истечения срока договора

 

363

Реестры договоров

5 л.

 

 

364

Договоры о материальной ответственности

 5 л.1

1После увольнения материально-ответственного лица

 

365

Образцы подписей (материально-ответственных лиц)

После замены новыми

 

 

366

Переписка о выдаче и возврате ссуд

5 л.1

1После погашения ссуды

 

367

Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

3 г.1

1После снятия с учета

 

369

Документы (отчеты, сведения, информации), связанные

с операциями по ценным бумагам (акциям, векселям, облигациям)

 

5 л.1

 

1После погашения

 

370

Отчет по операциям с ценными бумагами:

а) годовые

б) квартальные

в) месячные

 

Постоянно

10 л.

5 л.

 

 

372

Документы (докладные записки, обзоры, справки, сведения, переписка) по вопросам выпуска ценных бумаг

5 л.

 

 

373

Документы информационно-справочного характера (обзоры, таблицы, аналитические записки, справки) о рынке ценных бумаг, финансовых рынках, операциях с ценными бумагами

 

5 л. ЭПК

 

 

374

Регистрационные документы (проспекты, эмиссии, заявления, справки, сведения) о выпусках ценных бумаг

15 л.

 

 

375

Документы (справки, сведения, записки, акты, заключения)

о нарушениях правил выпуска ценных бумаг

Постоянно

 

 

376

Переписка о начислении и выплате дивидендов

3 г.

 

 

 

377

Договоры имущественного страхования

5 л.1

1После истечения срока действия договора

 

379

Лицевые счета акционеров

5 л.1

1После перехода права собственности

на акции. При условии завершения проверки (ревизии)

 

380

Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты

на загранкомандировки

10 л.

 

 

381

Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг

 

5 л.

 

 

383

Книги, журналы, карточки учета:

а) ценных бумаг

б) договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)

в) основных средств (зданий, сооружений)

г) расчетов с организациями

д) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений), погашенных векселей на уплату налогов, счета-фактуры

е) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

ж) хозяйственного имущества

з) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)

и) подотчетных лиц

к) исполнительных листов

л) сумм доходов и подоходного налога работников

м) депонированной заработной платы

н) депонентов по депозитным суммам

о) доверенностей

 

Постоянно

 

5 л.1 ЭПК

5 л.2

5 л.3

 

 

5 л.3

 

   5 л.4,5

 5 л.3

 

 5 л.3

5 л.

5 л.

 5 л.2

 5 л.3

5 л.

 5 л.3

1После окончания срока действия последнего договора, контракта, соглашения.

2После ликвидации основных средств

при условии завершения проверки (ревизии).

3 При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения
окончательного решения.

4После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии).

5С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

 








 

Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Запрещается использовать их для хозяйственных нужд. Сдача документов в организации, ведающие заготовкой вторичного сырья, оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Если организация уничтожает документы самостоятельно, оформлять приемо-сдаточную накладную не нужно. В таком случае достаточно сделать соответствующую отметку, например «Утилизировано», непосредственно на акте.

При ликвидации предприятий их архивные документы передаются в соответствующие государственные архивы в установленном порядке.

 

Пособие подготовлено специалистами «Norma Ekspert»

при содействии Ирины ЗИГАНШИНОЙ, эксперта «НТВ».


Комментарии (2)

Добавить комментарий

Гость_Alisher Bayjanov- SCRCUz :

2012-11-30 10:41:51

Хороший и полезный материал. Сам был свидетелем, когда бывшие сотрудники одной фирмы не могли получить данные по зарплате в течение длительного периода вследствие неупорядоченной деятельности бухгалтерии, бегания по архивам. Если все будут следовать нормам архивного дела, проблем будет гораздо меньше, но и копить все и подряд ни физически, ни технически не оправданно.Да и по нынешним ИТ временам, ставкам земельного налога и аренды    практически невозможно создавать архив в малом бизнесе.

Гость_ :

2015-12-12 09:54:16

  

Гость_Alisher Bayjanov- SCRCUz
Хороший и полезный материал. Сам был свидетелем, когда бывшие сотрудники одной фирмы не могли получить данные по зарплате в течение длительного периода вследствие неупорядоченной деятельности бухгалтерии, бегания по архивам. Если все будут следовать нормам архивного дела, проблем будет гораздо меньше, но и копить все и подряд ни физически, ни технически не оправданно.Да и по нынешним ИТ временам, ставкам земельного налога и аренды практически невозможно создавать архив в малом бизнесе.
Здравствующие да вы правы,  я с  вами согласен:so:

В этой теме действует премодерация комментариев.
Вы можете оставить свой комментарий.

info! Оставляя свой комментарий на сайте, Вы соглашаетесь с нашими Правилами их размещения.
Гость_

Курс валют

2016-11-29
  • USD:3176.16 (+18.66) сум
  • EUR:3450.86 (+0.97) сум
  • RUB:49.15 (+0.65) сум

Вопрос недели

Подходит ли работа в Ташкенте жителю Ташобласти?
Я прописан и проживаю в Кибрайском районе Ташкентской области, в настоящее время не имею постоянной работы. Говорят, что если зарегистрироваться на бирже труда, то мне должны предложить «подходящую» работу. Смогу ли я таким образом получить работу, например, в Мирзо-Улугбекском районе города Ташкента, до которого мне 5 минут езды? Что вообще означает термин «подходящая» работа?
01.12.16
Просмотры: 630