Аутсорсинг бухгалтерских услуг – не мода, а практичное решение для бизнеса. О развитии этого рынка, о том, что нужно знать при передаче ведения учета специализированной организации рассказала начальник отдела бухгалтерского обслуживания ООО «Venkon Group» Несибели Айтмуратова.
– Аутсорсинг бухгалтерских услуг – динамично развивающая сфера. Что способствует его быстрой популяризации?
– Прежде всего ─ это оптимальный выбор для малых предприятий и стартапов. Эта форма организации бухгалтерского учета для малого бизнеса в США и многих странах Европы уже давно стала основной. В Узбекистане же она пока только набирает популярность.
В компаниях, специализирующихся на предоставлении бухгалтерских услуг, все бизнес-процессы отработаны. Благодаря этому все происходит быстрее, а вероятность ошибок – минимальна. Аутсорсер предлагает своему клиенту одновременную поддержку нескольких специалистов, что позволяет в максимально сжатые сроки решать сложные вопросы. Для повышения качества работы специалиста, ведущего учет, контролируются и проверяются начальником отдела и аудитором внутреннего контроля. Оперативное реагирование на изменение законодательства и владение современными пакетами правовых и бухгалтерских программ также повышают качество оказываемых услуг и гарантируют правильное и своевременное оформление и ведение отчетности.
Компания, которая сама не ведет бухучет, экономит на содержании штатного бухгалтера – не нужно платить зарплату, предоставлять рабочее место и оборудование, оплачивать отпускные и больничные, тратиться на его обучение, повышение квалификации, профессиональные программы, ведение кадровой документации. Нет и таких проблем, как внезапное увольнение главбуха со всеми вытекающими последствиями....
Да и в целом, бухгалтерский учет при помощи аутсорсинговой компании обходится значительно дешевле, чем содержать штат бухгалтеров. Тот объем, который штатный бухгалтер будет вести за 1,5–2 млн. сумов, аутсорсинговая компания выполнит за 800–900 тыс. Экономия ощутимая. И это очень важно, в тех случаях, когда клиент только начинает поднимать бизнес – у него каждая копейка на счету.
– Вы хотите сказать, что бухгалтерский аутсорсинг лишен недостатков?
– Ни одна из ситуаций, которая возможна в работе штатного бухгалтера, не исключается. Но риск их возникновения гораздо ниже, и предприниматель находится в более выигрышном положении. В соответствии с договором, организация, оказывающая услуги по бухучету, несет ответственность за причинение вреда при оказании услуг в результате ошибок, упущений, утраты и повреждения документов, непреднамеренного нарушения законодательства.
Вероятность того, что заказчик в случае ошибок предъявит претензии и будет добиваться компенсации причинения ущерба, очень высока. Она гораздо выше, чем при наличии штатного бухгалтера. Поэтому аутсорсер к решению задач относится более трепетно и действует по принципу сто раз отмерь, один отрежь. К тому же аутсорсинговая компания беспокоится о репутации, иначе клиентов не будет.
Совет–предпринимателям. Если вы хотите максимально застраховаться от неприятностей, то с должным вниманием отнеситесь к заключению договора с аутсорсинговой компанией. В договоре обязательно пропишите все нюансы, которые у вас вызывают сомнения и тревогу.
– Анализ развития бухгалтерского аутсорсинга в мире показывает, что он включает много видов услуг. А какие из них наиболее популярны в Узбекистане?
– Наиболее востребованы услуги, при которых специализированная компания ведет весь бухгалтерский учет компании, но право подписи документов остается у заказчика, то есть предпринимателя.
Правовое поле для развития бухгалтерского аутсорсинга создает статья 7 закона «О бухгалтерском учете». Все решения и ответственность за организацию бухгалтерского учета – за предпринимателем.
У нас пока еще в полной мере не используется возможность консультаций. Предприниматель, когда у него возникает необходимость проконтролировать штатных бухгалтеров, может обратиться к профессионалам аутсорсинговой компании, которые, как независимые эксперты, расскажут и покажут ему как все должно быть по закону.
За рубежом популярен выборочный аутсорс. Он предполагает передачу аутсорсинговой компании отдельных функций бухгалтерии, например, расчет заработной платы, подготовка статистической отчётности, сдача отчетов в налоговую и так далее. Это очень удобно, когда нужно разгрузить штатного бухгалтера и создать ему условия для решения нестандартных задач, связанных с развитием бизнеса.
– Как ведется бухгалтерия в компании, заключившей договор с аутсорсинговой компанией?
– Как правило, в организациях, заключивших договор по бухгалтерскому аутсорсингу, директор и главный бухгалтер – одно лицо. Он подписывает все бумаги, подготовленные специализированной компанией.
Перед подписанием документов представитель клиента либо забирает их на рассмотрение и подпись с последующим возвратом, либо приходит с печатью и, рассмотрев их в офисе аутсорсинговой компании, подписывает на месте.
В течение всего года аутсорсинговой компанией ведется кассовая книга. Приходные и расходные кассовые ордера создаются в имеющейся программе аутсорсинговой компании. Распечатываются, сохраняются. Клиент лично забирает документы и оформляет соответствующим образом.
Зарплатные ведомости высылаются клиенту в электронном виде, при необходимости он сам их относит в банк. Но сейчас уже во многих банках существует функционал – «электронный зарплатный проект», который позволяет передать в банк всю документацию в электронной форме.
– И, в заключение, где гарантия, что не произойдет утечка информации, которая представляет коммерческую тайну?
– Аутсорсинговая компания дорожит репутацией, поэтому раскрывать тайны своих клиентов ей не выгодно. При заключении договора клиент может подстраховаться и заключить соглашение о сохранении в тайне любой информации, полученной в связи с исполнением договора, во избежание потерь и нанесения ущерба интересам клиента.
Для обеспечения конфиденциальности могут использоваться различные варианты взаимодействия, исключающие утечку информации. Способы использования информации оговариваются при заключении договоров.
Хочу подчеркнуть – принятие решения, как организовать бухгалтерский учет на предприятии, – всегда за предпринимателем. Ему определять, что и как будет на его предприятии… И передача ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг – это всего лишь один из вариантов, который может стать самым практичным и эффективным. В этом случае, главное, грамотно заключить договор с аутсорсинговой компаний, отвечающий интересам сторон.
