Первые дни работы на новом месте – ответственный момент. На что обратить внимание и что не упустить? Советует эксперт с большим опытом работы главным бухгалтером на предприятиях столицы Ольга Шабанова.
Что к чему?
После заключения трудового договора первым делом разберитесь и вникните в бухгалтерию предприятия. Важно самим разложить все «по полочкам», чтобы наверняка знать «что и где».
Обязательная процедура – инвентаризация материального имущества. Ее проводят по Национальному стандарту бухгалтерского учета № 19. Инвентаризация необходима для проверки наличия имущества организации и его состояния в соответствии с данными учета.
Следующий шаг – оформление акта приема-передачи дел. По законодательству эта процедура не обязательна, но провести ее – в ваших интересах. Прием-передача поможет понять, какие документы на месте, а какие необходимо восстановить. В дальнейшем у руководства также не будет претензий типа: «У нас все документы были на месте, а вы потеряли добрую половину».
Акт приема-передачи составляется произвольно. Описать в нем все документы – не реально. Ограничитесь описью папок. Идеальный вариант, когда акт составляется с предыдущим бухгалтером и подписывается руководителем предприятия. Если предшественника нет, составляйте опись с руководителем.
Проверить в папках целостность и сохранность всех документов – задача в большинстве случаев также невыполнимая. Уж слишком большой объем. Нужно быть готовым, что в процессе работы будут всплывать результаты оплошностей предшественника.
А общее представление о состоянии бухгалтерии можно получить, изучив оборотно-сальдовую ведомость. Попросите ответственное лицо, с которым составляете опись, документально подтвердить каждую цифру, указанную в ведомости.
Работа над ошибками. Первый шаг
Как правило, при проверке в бухгалтерском учете выявляются ошибки. То, что вылезет наружу при приеме-передаче дел – это крупные недочеты. Нужно быть готовым к тому, что станут выявляться мелкие – недостача отдельных документов и неточности зафиксированных в них расчетов. Наказать вас за ошибки предшественника не могут. Но как действующему бухгалтеру вам придется их исправлять, прежде всего, чтобы ошибки не стали причиной новых, а также основанием для претензий налоговых и контролирующих органов.
Прежде чем приступать к работе над ошибками, внимательно изучите учетную политику предприятия. Она должна быть утверждена руководителем. В этом документе приводится совокупность способов, принимаемых руководителем хозяйствующего субъекта для ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчётности, методы их группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, приемы организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы учетных регистров, обработки информации и иные соответствующие способы, приемы и методы.
Если учетной политики нет, ее следует создать, руководствуясь Национальным стандартом бухгалтерского учета №1. Поскольку документ готовится не для нового предприятия, нужно учитывать уже сложившиеся традиции бухгалтерского учета в организации. В этом верными помощниками должны стать все специалисты, ответственные за финансовую службу.
В дальнейшем руководствоваться учетной политикой необходимо не только при устранении ошибок, но и при ведении бухгалтерского учета.
Как срочно устранять ошибки?
Это нужно делать по мере их выявления, и как можно скорее. Однако с учетом текущей работы, которая приоритетна, восстановление документов невольно уходит на второй план. Исправлять ошибки приходится в свободную минуту, а иногда даже оставаться после работы. Поэтому нужно оптимизировать нагрузку.
В общем объеме ошибок выделите подлежащие исправлению в первую очередь. Это ошибки, которые повлекли недоплату налогов. У плательщиков ЕНП, они, как правило, кроются в счетах, на которых отражены доходы предприятия, начисление заработных плат и выплата дивидендов. На предприятиях, находящихся на общеустановленной системе налогообложения – сложнее, нужно смотреть и расходы. Если утрачены некоторые договора и счета-фактуры, их нужно восстановить, связавшись с соответствующими партнерами.
Исправление арифметических ошибок потребует доплат в бюджет и пересдачи отчетов. При этом нужно быть готовым к мерам наказания, которые могут применить налоговые органы к вашей организации. Однако из-за них нельзя откладывать явку с повинной на потом. В случае выявления ошибок при проверках – наказания будут более суровыми и уже могут носить персональный характер (применяться к работникам – ред.).
Пересдача отчетов последует и при исправлении ошибок, которые привели к переплате налогов. Правда, последствия этой процедуры более приятны, ведь в следующем периоде платить придется меньше на сумму перерасчета.
По всем остальным ошибкам рекомендую: по мере их выявления ставить в известность руководителя, а устранять уже по мере необходимости для дальнейших расчетов, либо при наличии свободного времени.
От редакции: На новом месте работы могут возникнуть сложности, связанные со спецификой работы предприятия. Необходимые знания можно получить в Центре профессионального развития Norma. Выбирайте интересующие вас семинары и курсы, перейдя по ссылке. Кстати, объявлен набор на очередной учебный курс Ольги Шабановой «Основы бухгалтерского учета». Записаться можно здесь.
Беседовал Олег Гаевой.
