Неверный логин или пароль
или войдите через:
×
На ваш почтовый ящик отправлены инструкции по восстановлению пароля
x
Новое на buxgalter.uzКакие льготы по НДФЛ доступны по ипотечным кредитам Как получить доступ к базам данных госорганов Как трактовать бонусы за привлечение клиентов Как не получить штраф за отсутствие цифровой маркировки Как рассчитать НДФЛ и ИНПС за сентябрь 2022 года

Как оптимизировать документооборот

16.09.2022

Читать на узбекском языке

«Дорожная карта» по реализации задач, определенных в открытом диалоге Президента Республики Узбекистан с предпринимателями, предусматривает сокращение бумажного документооборота (п. 21 Прил. №1 к №ПП-364 от 30.08.2022 г). В ГНК состоялась встреча специалистов ведомства с предпринимателями, на которой обсуждалась предложения по решению этой задачи.

 

Можно ли полностью отказаться от бумажного документооборота?  Мировой опыт показывает, что в большинстве стран широко применяется оба способа оформления документов: на бумаге и электронный.

 

В Узбекистане документы на бумаге по-прежнему занимают большую долю в документообороте. При этом есть возможность их сокращения, создания дополнительных удобств в хранении и обработке документов,  сокращения затрат, связанных с оборотом и хранением документов.  

 

В электронный формат можно перевести большой объем внутренней документации, формируемой в процессе взаимодействия подразделений предприятия, в частности, с бухгалтерией. Опыт по переводу в электронный формат счетов-фактур также можно распространить и на другие документы, подписываемые хозяйствующими субъектами в рамках своей деятельности.

 

Нормативной основой предстоящей работы является Закон «Об электронном документообороте». В ст. 5 говориться, что электронным документом является информация, зафиксированная в электронной форме и подтвержденная электронной цифровой подписью и имеющая другие реквизиты электронного документа, позволяющие его идентифицировать.

 

Участники встречи определили ряд проблем, которые необходимо решить в процессе сокращения бумажного и расширения электронного документооборота.

 

Во-первых, совершенствование нормативно-правовой базы.

 

Необходимо установить, какие документы должны оформляться:

- только в электронной форме;

- как на бумаге, так и в электронной форме.  

 

Предстоит урегулировать вопросы использования электронных документов во взаимоотношениях бизнеса с государственными органами, а также другими заинтересованными сторонами.

 

Нужно утвердить единые требования к платформам электронного документооборота.

 

Во-вторых, развитие инфраструктуры.

 

Увеличение объемов электронного документооборота потребует технической модернизации как самих хозяйствующих субъектов, так к платформам электронного документооборота. Они должны обладать необходимым запасом мощностей для хранения и обработки документов, обеспечивать безопасность доступа и хранения документов.

 

В-третьих, совершенствование системы электронной цифровой подписи.

 

Сложившаяся практика применения ЭЦП в большинстве случаев не может обеспечить конфиденциальность и безопасность доступа к информации. Необходимо создавать технические условия, чтобы при исполнении служебных обязанностей каждый сотрудник использовал только ЭЦП физлица, выданную на его имя. В свою очередь ЭЦП физлица должна предоставлять доступ только к тем участкам информационных систем, которые нужны для исполнения служебных обязанностей и получения персональных интерактивных услуг. Для этого необходимо:

  • в информационных системах, в том числе на платформах электронного документооборота, активно внедрять так называемые системы «ролевого доступа», которые бы позволяли руководителю организации при помощи ЭЦП юридического лица предоставлять сотруднику доступ к конкретному участку информационной системы для выполнения должностных обязанностей;
  • активно внедрять практику применения USB-токенов, которые ограничивают возможность копирования и распространения закрытого сертификата ЭЦП;
  • вести широкую разъяснительную работу по обеспечению информационной безопасности при работе в информационных системах.

 

В-четвертых, создать систему хранения электронных документов.

 

Для каждого вида электронных документов предстоит установить требования по срокам и условиям хранения, исходя из реальной потребности в документе с момента его оформления.  Особое внимание необходимо уделить ситуациям при реорганизации и ликвидации организации. Архивы должны быть готовы к приему и хранению электронных документов, а также к их обработке по запросам заинтересованных лиц.

 

Прозвучали предложения в процессе решения этих и других вопросов развития электронного документооборота:

  • изучить зарубежный опыт по внедрению современных технологий, в том числе облачных технологий и технологий блокчейн;
  • усовершенствовать формы документов с учетом возможностей информационных технологий, исключить из практики излишние дублирующие документы.

 

По итогам встречи было принято решение продолжить обсуждение вопросов с участием представителей Министерства финансов и других заинтересованных министерств и ведомств.

 

Олег Гаевой.