Как хранится договор?

Норма, N 46 от 20 ноября 2012 года

Наша фирма является плательщиком единого налогового платежа, занимается оптовой торговлей. Разъясните, пожалуйста, как правильно ведется учет и регистрация входящих и исходящих договоров?

А.Нуриева.

– Законодательство не предъявляет жестких требований к внутреннему порядку ведения учета юридическими лицами входящих и исходящих договоров. Поэтому в данном вопросе каждая организация вправе самостоятельно определять приемлемые для себя нормы и правила.

Если документооборот организации большой, то рекомендуется принять локальный акт по предприятию, регламентирующий правила ведения учета, регистрации и хранения договоров.

Учет входящих и исходящих договоров рекомендуется вести в специальном журнале (в электронном виде), состоящем из следующих граф:

регистрационный номер договора;

дата договора;

наименование контрагента;

предмет договора;

срок действия;

ответственное подразделение (ответственный исполнитель);

цена договора;

наличие приложений;

Ф.И.О. и должность лица, подписавшего договор.

Экземпляры входящих и исходящих договоров рекомендуется формировать в дела в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой. Дела могут быть сформированы по видам договоров (например, договоры поставки товаров, купли-продажи зданий, помещений, аренды нежилых помещений, автотранспортных средств, подряда и т.д.) либо по контрагентам или видам деятельности, а также в соответствии с иной классификацией. Принципы классификации договоров на предприятии должны быть разработаны таким образом, чтобы обеспечить их максимально быстрый поиск, нужно обоснованно распределять документы и формировать дела.

ПРИМЕРЫ.  

1. При работе с определенной страховой компанией удобно все договоры, заключаемые с ней, формировать в одно дело, например, «Договоры, заключенные со страховой компанией «SUGURTA». В него могут войти договоры обязательного страхования гражданской ответственности работодателя, страхования имущества, обязательного страхования владельцев транспортных средств, добровольного медицинского страхования и др.

2. В коммерческих службах можно выделить следующие виды договоров: типовые договоры поставки, международные договоры поставки, общие договоры, которые включают договоры на перевозку грузов, договоры складского хранения и др.

При хранении и формировании дел к договорам должны быть приложены (при наличии) соглашения о внесении в них изменений и дополнений, о расторжении, письма об изменении реквизитов контрагентов, а также о расторжении договоров в одностороннем порядке. Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые организацией контр­агенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому исходящему договору могут быть приложены листы согласования с визами специалистов (юрисконсультов, специалис­тов финансовых служб и других – при необходимости).