Заключаем договор: на что обратить внимание?

Договоры – это документы, которые фиксируют основные соглашения участников сделки. Они обеспечивают движение товаров и финансовых средств как в пределах страны, так и во внешнеторговом обороте.

В договорные отношения вступают все предприниматели, и это требует от них определенной работы. В том числе на самом предприятии перед подписанием договора составляют его проект, согласовывают с контрагентом, вносят поправки и дополнения, проверяют соответствие закону и так далее.

Субъекты, которые не ограничены в штатной численности и не вынуждены сокращать финансовые расходы, создают у себя соответствующие отделы, куда привлекают экономистов и юристов специально для выполнения такой работы. Малый бизнес не всегда имеет такую возможность, в результате чего возникает ряд вопросов. На некоторые из них мы попытаемся сегодня ответить.

Договорная работа. Что и как?

Договорная работа на предприятии начинается с разработки и утверждения примерных форм договоров, которые придется чаще всего оформлять. Удобство использования готовых шаблонов – в экономии времени: внести некоторое количество уточнений и корректировок проще и быстрее чем писать договор «с нуля».

Учитывая специфику деятельности, можно подготовить несколько форм договоров для дальнейшей работы. Даже в рамках одного вида договора предусмотреть его подвиды. Например, товары могут поставляться как на условиях самовывоза, так и с доставкой до покупателя, единоразово или партиями в определенный период. Таким образом, определяющий фактор здесь – специфика взаимоотношений с контрагентами.

В частности, образцы договоров, разработанные экспертами-юристами компании «NORMA», содержатся в программе «Юрист предприятия».

Однако нужно понимать, что система использования готовых шаблонов далеко не идеальна.

Во-первых, всех возможных вариантов наперед не предусмотреть и рано или поздно придется столкнуться с непредвиденной ситуацией.

Во-вторых, когда-то введенные в обиход договоры устаревают и требуют пересмотра с учетом актуальных изменений в законодательстве.

Важно также, кто выполняет эту работу в организациях, где нет договорных отделов и профильных специалистов. При отсутствии должностных инструкций и прочих локальных актов в совсем небольших фирмах работать над составлением и оформлением договоров приходится частично и руководителю, и главбуху, и менеджеру по реализации.

При этом необходимо учитывать, что, хотя закон и позволяет заключать любые договоры без ограничения, итоговый документ должен соответствовать требованиям законодательства относительно формы и в отдельных случаях содержания. Понятно, что на должном уровне такое соответствие сможет обеспечить только специалист в области права.

Учитывая сказанное, рекомендуем хотя бы на первоначальном этапе привлечь к работе юриста. Еще лучше договориться о правовой экспертизе договоров, оформляемых на предприятии. Расходы на такие услуги не велики и с лихвой покрываются экономией на возможных судебных издержках или штрафных санкциях.

Оптимальный договор – какой он?

Сложился стереотип, что объем договора прямо пропорционален количеству скрытых в нем подвохов. Тем не менее, сокращать число страниц в договоре чтобы доказать прозрачность отношений с контрагентом, однозначно не стоит.

В договорах есть несколько составных элементов:

реквизиты договора: дата и место заключения, регистрационный номер;

преамбула, в которой указываются наименования лиц, подписывающих договор, и правоустанавливающие документы (устав, доверенность, положение и т.д.);

условия сделки;

адреса, банковские реквизиты и подписи сторон.

Чтобы договор удобнее было читать и исполнять, пункты объединяют в разделы. Названия разделов отражают существенные условия заключенной сделки. Независимо от вида и сложности договора, в нем обычно предусматриваются следующие разделы:

Предмет договора;

Права и обязанности сторон;

Сумма договора и порядок расчетов;

Ответственность сторон;

Порядок разрешения споров;

Форс-мажор;

Заключительные положения.

По сути, предмет договора – это основная цель, которую преследуют стороны сделки. От того, насколько точно и емко сформулирован предмет, зависит дальнейшее исполнение договора. Набор прав и обязанностей сторон договора напрямую зависит от его предмета. Их также необходимо указывать максимально четко и конкретно.

Не менее важную роль играют сроки. Они определяются календарной датой либо периодом времени, а также указанием на событие, которое должно неизбежно наступить (статья 145 Гражданского кодекса, далее - ГК). Без указания дат и сроков договор практически невозможно исполнить. Тем более прописанные сроки имеют принципиальное значение при определении ответственности сторон.

Один из часто задаваемых вопросов об ответственности: нужно ли расписывать пени и штрафы или достаточно сделать ссылку на закон? Действительно, в Законе «О договорно-правовой базе деятельности хозяйствующих субъектов»¹ приведены конкретные размеры штрафных санкций. Но, на наш взгляд, по ряду причин лучше установить конкретные размеры штрафных санкций в договоре.

Во-первых, судами при разрешении споров применяется договорная неустойка, даже если она выше законной².

Во-вторых, нормы указанного закона не применяются к некоторым правоотношениям, например, к аренде.

Стоит отметить, что суды имеют право уменьшить размер неустойки с учетом степени выполнения обязательств должником, имущественного положения сторон, участвующих в обязательстве, а также интересов кредитора (статья 326 ГК).

Подробнее о теме договорной неустойки можно прочитать здесь.

О форс-мажоре замолвите слово

Понятие обстоятельств непреодолимой силы и порядок их подтверждения прописаны в законодательстве.

К форс-мажорным обстоятельствам относятся чрезвычайные, непредотвратимые и непредвиденные при данных условиях обстоятельства, вызванные природными явлениями (землетрясения, оползни, ураганы, засухи и др.) или социально-экономическими обстоятельствами (состояние войны, блокады, запреты на импорт и экспорт в государственных интересах и др.), не зависящими от воли и действий сторон, в связи с которыми они не могут выполнить принятых обязательств³.

При этом форс-мажором не является нарушение обязанностей со стороны контрагентов должника, отсутствие на рынке нужных для исполнения товаров, отсутствие у должника необходимых денежных средств (часть третья статьи 333 ГК).

По нашему мнению, в договоре вполне достаточно ссылки на указанные правовые нормы.

Разрешаем споры

В ходе исполнения договора между сторонами могут возникнуть разногласия по отдельным вопросам. Например, спор возникает в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения договорных обязательств. В договоре необходимо определить, каким образом такие споры разрешаются.

Содержание претензий, порядок их предъявления, а также сроки рассмотрения и ответа регламентируются законом. Однако если договор не содержит указания на применение претензионного порядка, ссылаться на его соблюдение можно только в предусмотренных законом случаях.

Есть нюансы и в судебном порядке. Внедренная процедура проведения судебных заседаний в режиме видеоконференцсвязи во многом существенно упростила рассмотрение хозяйственных дел, в которых стороны находятся в разных регионах страны. Действительно, тратиться на проезд в другую область по «рядовым» делам уже не обязательно, можно участвовать в удаленном режиме. Тем не менее в ряде случаев представители сторон пока все же предпочитают лично присутствовать при рассмотрении спора. Поэтому желательно указать в договоре конкретный суд, который будет рассматривать возникающие споры, и избежать возможных рисков.

Ошибка в договоре: как исправить?

Наше законодательство не содержит определения договорной ошибки. В этом вопросе определяющее значение имеют конкретные юридические последствия. Например, в результате искажения смысла изначальных договоренностей стороны заключили не тот договор, который в действительности предполагали. Это конкретный пример ошибки. Несоблюдение предусмотренной законом формы договора или нарушение отдельных требований относительно его содержания также можно причислить к ошибкам. Отметим, что сделки в приведенных примерах признаются недействительными.

О причинах и последствиях недействительных сделок мы писали здесь.

В остальных случаях речь идет об устранимых опечатках, неточностях в формулировках, которые юридических последствий не порождают.

Приведем пример. В отдельных пунктах договора, заключенного между поставщиком и покупателем, употребляются наименования «заказчик», «продавец» или «изготовитель». Это происходит, когда в организации действует один шаблон договора «на все случаи жизни», который в срочном порядке подгоняется под реальные условия сделки. Как этого не допустить, мы писали выше.

К числу такого рода ошибок относятся также грамматические, пунктуационные ошибки, употребление двояких формулировок и отсылочные уcловия, когда ссылка дается на отсутствующий или не подходящий по смыслу пункт (раздел).

Очевидно, что стоит проверять договор на соответствие языковым нормам и правилам, также необходимо установить логическую взаимосвязь всех его условий. Делать это желательно до оформления договора. Если на предварительном этапе все-таки не удалось этого сделать, к оформленному договору можно заключить дополнительное соглашение и внести соответствующие корректировки.

Как регистрировать и сколько хранить?

Оформляемые договоры подлежат регистрации и учету. Как правило, регистрационный номер присваивает организация, от которой договор исходит. Есть несколько вариантов учета.

Первый. Вести книгу регистрации договоров. Такой метод наиболее распространенный и сегодня, так как менее затратный и более привычный.

Второй. Вести электронный журнал регистрации. По сути это та же книга регистрации, которая ведется, например, в стандартном приложении Excel. Правда есть и минус – книга будет недоступна при отсутствии электроэнергии или сбое в работе компьютера.

Третий. Полностью автоматизированный учет документации. Сейчас уже существуют различные программные решения, и список их постоянно пополняется. Однако, помимо аналогичных проблем с возможными техническими неполадками, использование программных продуктов требует определенных финансовых затрат на их приобретение и установку. Также нужно получить специальные знания и навыки по применению таких средств.

Хранить бумажные оригиналы договоров со всеми приложениями (спецификации, дополнительные соглашения и прочее) нужно согласно утвержденной номенклатуре дел в папках-регистрах. Сроки хранения исполненных договоров законодательно не определены. Но стоит обратить внимание, что контролирующие органы при проверках деятельности хозсубъекта истребуют оригиналы всех документов, оформленных в проверяемый период. Поэтому считаем целесообразным хранить оригиналы договоров на бумажном носителе, как минимум, пять лет⁴, а после сдавать в территориальный архив. Порядок учета и сроки хранения документации советуем отразить в локальных актах организации.

Добавим, что сложившаяся десятилетия назад система документооборота объективно устарела и не отвечает запросам современного бизнеса, так как отнимает много времени и материальных ресурсов.

Возможность для оптимизации лежит на поверхности: широкое внедрение ИКТ в предпринимательскую деятельность позволяет перевести договорные отношения в бездокументарную форму. Отечественный законодатель уже сформировал необходимую нормативную базу в отношении электронного документооборота⁵. Однако для реализации предоставленных законом возможностей на практике должны внедряться механизмы, удобные и понятные всем участникам.

Подведем итоги и дадим несколько практических рекомендаций:

начните договорную работу на предприятии с подготовки образцов договоров исходя из видов предпринимательской деятельности компании;

попросите юристов провести правовую экспертизу договора на предмет соответствия его формы и содержания требованиям законодательства и реальным договоренностям сторон;

если после оформления в договоре обнаружена ошибка, не влекущая недействительность сделки, откорректируйте текст договора дополнительным соглашением.

Олег ЗАМАНОВ, наш эксперт.

Публикации по теме:

Недействительная сделка: причины и последствия

Неустойка в договоре: штраф или пеня

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОГОВОР - ПРОСТО, ВЫГОДНО, УДОБНО

¹ Закон Республики Узбекистан от 29.08.1998 г. № 670-I.

² Часть вторая статьи 263 Гражданского кодекса; пункт 10 Постановления Пленума ВХС «О некоторых вопросах практики применения хозяйственными судами Закона Республики Узбекистан «О договорно-правовой базе деятельности хозяйствующих субъектов».

³ Пункт 2 Положения о порядке подтверждения обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор) от 15.02.2005 г. №63.

⁴ См. часть 11 статьи 91 Налогового кодекса Республики Узбекистан.

⁵ Закон Республики Узбекистан «Об электронном документообороте» от 29.04.2004 г. № 611-II; Закон Республики Узбекистан «Об электронной цифровой подписи» от 11.12.2003 г. № 562-II; Закон Республики Узбекистан «Об электронной коммерции» в новой редакции от 22.05.2015 г. № ЗРУ-385; Постановление Кабинета Министров Республики Узбекистан «О мерах по дальнейшему совершенствованию порядка осуществления сделок в электронной коммерции» от 02.06.2016 г. № 185.